滋賀県栗東市 福祉部保険年金課
独自のチェックシートは業務を円滑に進め、
住民のもれなく確実な届出をサポート
――２つめの受賞理由に「独自のチェックシートを用い、届出に誤りを発生させない取組み」とありますが、独自のチェックシートは、どのように活用され、効果を挙げているのでしょうか。
竹山係長 たとえば、障害年金についての手続や相談であれば、「障害年金等 相談受付票」というチェックシートを活用しています（書類③）。これには、来庁したお客様に、氏名・生年月日・住所・連絡先・家族構成・障害者手帳の有無・傷病名・初診医療機関等を記載してもらい、そのうえで、窓口に来たお客様から聞き取った内容を、このシートに年金係の職員が記載します。また、この相談受付票の裏面は、「障害基礎年金請求 必要書類等一覧表」（書類④）になっているので、職員が障害基礎年金の請求で必要となる書類にチェックを入れ、それをコピーして、相談に来たお客様にお渡ししています。お客様には、チェックの付いた書類をご用意いただき、次回、提出書類をお持ちいただいたときに、年金係にある控えと照らし合わせ、提出書類に不備がないかを確認します。そうすることで、届出の際に添付する書類のもれがなくなり、必要な書類が添付されていないなどの理由で、年金事務所から請求書類が返戻されるケースがほとんどなくなりました。
――障害年金の相談や手続は、１回の来庁ではなかなか手続等が済まないケースも多いと聞きますが、こちらではいかかがですか。
竹山係長 こうしたチェックシートを活用することで、次回、お客様が年金係の窓口に来たときにもスムーズに、前回からの手続事務や相談を引き継いだ対応ができます。また、年金係では、相談受付票に記載された受付番号により相談内容を端末で管理しています。チェックシートと管理システムの両方を使って相談対応できるので、お客様には安心して手続をしていただいておりますし、必要な届出等も確実にご提出いただいております。
そのほか、未支給年金でも独自のチェックシートを活用しています。未支給年金の請求では、請求者との身分関係を確認できる書類が必要となりますが、窓口に来られるお客様にとりましては、「謄本」と「抄本」の違いがわからない方も多いのです。そこで、お客様には、提出書類がどのような理由で必要なのかということをワンポイントアドバイスとして記載したチェックシートのコピーをお渡しして、納得していただいたうえで、大切な証明書類等を提出いただいております。
■書類③ 障害年金等 相談受付表
注：「※」以外を本人が記載。「※」は年金係の担当者が聞き取りに基づいて記載する。
■書類④ 障害基礎年金請求 必要書類等一覧表
