大分県大分市 市民部国保年金課国民年金室
広報も詳しく・わかりやすく。大分年金事務所に年金PRのTV放送枠も提供
―― 大分市さんは広報にも力を入れていらっしゃるようで、年金に関する情報や案内を市のホームページ上でもたくさん紹介していますね。「給付などに関することは年金事務所にお尋ねください」とか、「年金事務所で予約相談を受け付けています」とか、「保険料が支払えない方は免除という方法もあります」とか、とてもわかりやすく掲載していると思いました。
宮下 ありがとうございます。おっしゃるように、大分市ができる範囲というのがあるので、市民の皆様にお知らせできることはして、もちろん市のホームページを見ることができない方もおられるので、窓口にいらしていただいた場合にはできるだけ分かりやすく丁寧に年金についてご案内しています。ちなみに広報担当はこの方です（と那須さんを指す）。
那須 １つ記事を作るにも時間がかかって大変なんですけどね（笑）。ホームページなら字数制限がないのでまだ書きやすいですが、その内容を紙媒体である市報にもなるべく詳しく載せられるようにと、毎回、考えています。
宮下 また、市のホームページから日本年金機構のホームページに飛べるようにするだけでなく、わかりやすくお知らせできるようにと思っています。
那須 広報で心がけているのは、「説明が足りなかった」「わかりにくかった」等の理由で窓口に何回も来なければいけないようなことを、減らしていくということです。ですから、短い記事でも、「こっちのほうが表現がわかりやすいかな」と職員同士で相談したりしています。ちょっとでも迷うとみんなが相談に乗ってくれて、「こうしよう」とか提案してくれるので、ありがたいです。
宮下 また、大分市の広報番組（ケーブルテレビ）の無料放送枠内で、大分年金事務所職員に出演してもらい、年金に関するPRをしてもらっています。
那須 大分年金事務所からの要望で昨年から始まったもので、昨年は３回放送し、今年も３回放送予定です。ちょうど今月11月は「ねんきん月間」なので、11月末に放送する予定です。
宮下 今は市側も職員が11人と人手が少ないので、大分年金事務所に放送枠を提供することでPRしていただくと助かりますし、市民も助かります。受給資格期間が10年に短縮されたことも、昨年８月に「新しい制度が始まります」と広報していただき、助かりました。
那須 それに、出演していただく大分年金事務所の方はアナウンサーみたいにお上手なんですよ（笑）。毎回、放送内容と出演者も年金事務所に決めていただいています。
―― 大分年金事務所（大分市、竹田市、由布市、豊後大野市を管轄）との関係は良好のようですね？
宮下 良好ですし、大分年金事務所は私たちの相談にも快く乗ってくださいます。昨年ですが、離婚分割に関するパンフレットについて、時効が２年しかないので離婚時に市民にお伝えしないといけないけれど年金事務所でないと、詳しく説明できない。そこで、離婚届を置いている窓口の脇にわかりやすい案内書を置きたいから協力してほしいと大分年金事務所に相談したら、大分年金事務所が裏面に大分年金事務所の電話番号と地図を載せた案内書や専用ラックを作ってくださって、いまもそれを市民課に置かせてもらっています。そういうお願いを聞いていただけるのも、年金事務所と顔の見える良好な関係が築けているからだと思います。
那須 年金事務所は大分市役所から２キロくらいの距離にあって近いんです。週１回、市職員が年金事務所に書類の持ち込みをしたときに情報交換したり、急ぎの用があると年金事務所のほうから市役所に来てくださったり、話もよく聞いてくださいます。「いまどうですか～？」などと、とても気さくでありがたいです。
宮下 やっぱり距離が近いからこそ、良い関係を築きやすいというのもあるかもしれませんね。遠くだとなかなか顔も合せられないし。
―― でも、距離が近くても関係がいま一つという自治体もありますし、逆に遠いからこそしょっちゅう連絡を取り合って関係づくりに努めているという自治体もあります。
宮下 ということは、距離は関係ないのかな…。
―― 物理的距離よりも、心の距離が問題なのかも？
宮下・那須 まさにそうだと思います。
―― 事務センターと年金事務所で説明が違うことがあって困る、といった声も自治体からは聞こえてきますが、大分市さんの場合は？
宮下 それはたしかに、説明が違う場合が絶対ないとは言えないですね。でも、先日もこちらの職員が、内容を整理してもう一度電話で確認したら意図が通じて、「このやり方で大丈夫ですね」という話に落ち着きました。
那須 で、その場合、宮下室長はそこで話が終わりましたではなく、それをすぐ「確認ファイル」としてワンペーパーにまとめて私たち職員に回覧してくれるんです。みんなが同じ認識で動けるようにと。私たちは皆それぞれ担当の仕事を持っていて、いま全体の状況がどうなっているかという動きがなかなか見えないんですけど、室長が時間を見つけて「機構（日本年金機構）からこんな情報が出たよ」と新しい情報を回覧したり、朝礼でも伝えてくれるので、私たちが自分でいろんな情報を検索して調べる手間もかからずに済んでいます。
宮下 やはり少しでも詳しく伝えたいので。その場ですぐに書いておかないと忘れてしまうから、一つひとつ持ち越さずにやろうと。そうすれば、次に同様の場面に遭遇したときも、「以前もあったな」とパッとファイルで確認できます。
―― ということは、詳しく・わかりやすく書くように心がけていらっしゃるんですね。
宮下 それが、わかりやすく書ければいいんですけど、なかなかむずかしい。ですから、いったん紙に書いて、これでわからないことがあったら書き足してね、と皆に回しています。常に完璧には書けないので。で、みんなも、わからない部分には付箋を貼って、「ここはこういう意味ですか」と、みんなに添削してもらうみたいな感じですね。せっかく書いても伝わらなかったら意味ないので。
―― 障害年金センターとの関係は。
那須 今年４月から東京の障害年金センターに移って、最初は顔も見えないのでどう対応していただけるか不安でした。でも、結果としては、わからないことも電話するとすぐに対応してくださって、話もよく聞いてくださる。誠実に対応していただき、安心しています。
